Lehetetlen elképzelni egy vállalat modern irodáját mini-telefonközpont nélkül. Végül is ez az eszköz felelős a kiváló minőségű belső kommunikáció és a városi telefonvonalak ésszerű használatáért. Manapság az irodai dolgozók közötti harc az egyedüli elérhető számból történő híváshoz való jogért a múlté. Manapság ezt a problémát külső és belső vonalak segítségével oldják meg. A vezetékes telefonszámok számát nem kell növelni. Hogyan válasszuk ki az alközpontot az irodában és hogyan telepítsük? Ezekre és más kérdésekre a cikkben válaszokat talál.
Mi az alközpont?
Az Office PBX egy kicsi automatikus telefonközpont. Úgy tervezték, hogy kevés városi számot szolgáltasson. Egy ilyen eszközzel a vállalat megengedheti magának, hogy nem külön kioszt egy sorot minden használt számhoz. Ez alacsonyabb hívási költségeket eredményez.
Az alközpont koncentrálja a vonal terhelését. Mivel mindegyiket intenzívebben használják, a vállalat visszautasíthatja a rögzített számok egy részét, vagy biztosíthatja a vállalkozás rendes működését, ha hiányzik ezek száma.
A mini-automatikus telefonközpontok működési elve egy irodához hasonló a többcsatornás állomások munkájához, ahol a telefonkommunikációs operátorok dolgoznak. A különbség csak a kiszolgált szobák számában van. Irodai telepítésnél ez a szám sokkal kisebb. A mini-ATS-t szintén jellemzi a belső és a külső vonalra történő lebontás.
Hogyan válasszunk alközpontot az irodához? Olvassa el erről alább.
Hogyan válasszunk egy irodai alközpontot?
Az alközpont vásárlásakor a helyes választáshoz el kell döntenie a bemeneti adatokról és meg kell jelölnie a kívánt kritériumokat.
A bemenet a rendelkezésre álló vezetékes vonalszámra és a kívánt munkabővítmények számára utal. A szokásos eloszlás: minden városi vonal 3-4 belföldi megfelel. Mindenesetre a kiszolgált helyiségek számának meghatározásakor javasoljuk, hogy konzultáljon szakemberrel az iroda alközpontjának telepítésekor. Egy ilyen készülék legkisebb kapacitása 3 vezetékes vonal és 8 belső előfizető.
Tisztázni kell, hogy az irodai alközpont telepítése után maradnak-e szabad külső és belső csatornák. Egy ilyen készlet nem lehet nagy, de a közeljövőben való teljes hiányával számos probléma merülhet fel. Nem szabad elfelejteni a faxok és modemek belső vonalait.
A gyártót is el kell döntenie. A legnépszerűbb cégek, amelyek PBX-ket gyártanak az irodához, a Panasonic és az LG.
Számos fontos kérdés van, amelyeket csak meg kell beszélnie az alközponti csatlakozási szakemberekkel:
- a szünetmentes tápelemek csatlakoztatására szolgáló beépített adapter jelenléte;
- szükséges egy csatlakozó egy számítógéphez, amely lebonyolítja a tárgyalási protokollokat;
- az a képesség, hogy a terheléselosztási módot egyenletesen állítsa be az egyes városi vonalakon.
Most már tudja, hogyan válasszon alközpontot az irodához. Elérkezett az idő, hogy többet megtudjunk az eszköz fő funkcióiról.
Az alközponttal felszerelt fő funkciók
Az Office PBX a következő fő funkciókkal rendelkezik:
- Hívásátirányítás Ez a funkció a legnépszerűbb, függetlenül a vállalkozás tevékenységi típusától. Ez lehetővé teszi a bejövő hívások átirányítását egy faxra vagy a vállalat egy adott alkalmazottjára. Ehhez egyszerűen tárcsázza a megfelelő telefonszámot a rendszertelefonon és tegye le. A külső fél addig hallja a dallamot, amíg új kapcsolat meg nem jön. Ha egy adott alkalmazott nincs a helyén, vagy vonalának foglalt, a külső hívást visszatér a rendszertelefonra.
- A hívás "lehallgatása". Ez a funkció akkor szükséges, ha az egyik alkalmazott másik asztalra lépett, és akkor telefonja csengett. Az iroda alközpontja lehetővé teszi ennek a munkavállalónak a hívás fogadását, még a kerület körül történő mozgás közben is. Ehhez az alkalmazottnak tárcsáznia kell egy bizonyos számkombinációt bármelyik eszközön.
- Hívás fogadása hívás közben. Ha párhuzamos hívás érkezik hívás közben, egy bizonyos jel hallható a kézibeszélőn. Egy egyszerű kód beírásával válaszolhat erre a hívásra.
- Csatlakozási sorrend. Az állandóan foglalt vezetékes szám elérésére tett sikertelen kísérletek esetén tárcsáznia kell egy speciális kódot. Az alközpont értesíti, hogy a szükséges vonal elengedésre került, és a kapcsolat automatikusan létrejön.
- "Kövess engem." Ez a funkció lehetővé teszi, hogy az iroda kerületén belüli bármely belső számra átirányítson. Lehet, hogy a munkavállaló nem tartózkodik a munkahelyen, de minden bejövő hívását elfogadja.
- Konferenciahívás. Ez a funkció lehetővé teszi egy vagy több további résztvevő csatlakoztatását egy telefonbeszélgetéshez. A konferencia résztvevői mind belső, mind külső előfizetők lehetnek.
- Kapcsolat a beszélgetéssel. Ennek a funkciónak köszönhetően a menedzser bármikor kapcsolatba léphet bármely alárendeltjével, még akkor is, ha abban a pillanatban telefonbeszélgetés zajlik. Csak a megfelelő prioritási szintű előfizető csatlakozhat a beszélgetéshez. Ezt a folyamatot hangjelzés kíséri. A megfelelő prioritási szinteket kiosztják az alközpont telepítése és konfigurálása során.
Az alközpont kiegészítő szolgáltatásai
Az alapfunkciók mellett, amelyek az irodai alközpontok alapértelmezés szerint rendelkeznek, számos további funkció is létezik, amelyek egy adott esetben hasznosak. Néhányat az alábbiakban ismertetünk.
Ha a recepciós foglalkoztatva van a rendszertelefonon, akkor a bejövő hívás várólistára állhat. A külső előfizető nem hall egy sípoló hangot, hanem egy hangüzenetet, amelyet Ön létrehozhat. Ez lehet hirdetési üzenet vagy egyszerű kérés, hogy maradjon a vonalon.
A titkárság enyhítésére szolgáló másik lehetőség az, hogy a külső előfizetők számára feljogosítsák az egy adott alkalmazott alkalmazottának belső belső számát.
A beszédprocesszorok használata lehetővé teszi, hogy minden kiterjesztést felvegyen egy üzenetrögzítővel. Ezenkívül az ilyen hangposta lehetővé teszi a bejövő hívások feldolgozását az operátorok bevonása nélkül.
Annak meghatározása érdekében, hogy az alkalmazottak közül melyik távolsági vagy nemzetközi hívást kezdeményezett, minden egyes alkalmazott számára személyi kódot adhat ki, amelynek felhasználásával egy személy képes lesz távolsági kommunikációt használni. Ha az alkalmazottnak nincs különleges számkészlete, akkor nem fogja hívni az autópályadíjat.
Az alábbiakban ismertetjük a szokásos és modern irodai alközpontokat is.
Analóg alközpont
Az analóg alközpontok akkor használhatók, ha a belső előfizetők száma nem haladja meg az ötvenöt, és a telefonhálózat funkcionalitására nem vonatkoznak magas követelmények.
Az ilyen berendezés a beszédet impulzusos vagy folyamatos elektromos jellé alakítja, amelynek amplitúdója változik. A mai napig az analóg mini alközpontok akár 46 portot is képesek kiszolgálni.
Az ilyen berendezések fő előnye az alacsonyabb költségek, összehasonlítva a digitális azonos teljesítményű mutatókkal. Az analóg alközpontok hátránya a szolgáltatási funkciók kis száma.
Digitális alközpont
A digitális alközpontok több mint 50 portot tudnak kiszolgálni. Az ilyen berendezés a beszédet bináris impulzusfolyamokká alakítja impulzuskód-modulációs technikával.
A digitális alközpontok magasabbak, mint az analógok. De ennek köszönhetően egy ilyen eszköznek számos szolgáltatási funkciója van. Ezeket az alközpontokat sokkal könnyebben lehet telepíteni irodákban.
Vezeték nélküli alközpont
Az irodai vezeték nélküli alközpontok mobilitást biztosítanak az alkalmazottak számára, és nem igényelnek vezetéket. Ilyen eszköz használata esetén a dolgozók vezeték nélküli telefonokkal rendelkeznek, amelyekkel a teljes kerület körül mozoghatnak.
A celluláris ellentétben a vezeték nélküli szolgáltatás ingyenes. Az ilyen mini-automatikus telefonközpontok kapacitása gond nélkül növelhető. Ennek a kapcsolatnak a működéséhez nem szükséges engedély.
A vezetékes telefonokkal ellentétben a rádiók védettek a hallgatástól és a rejtett csatlakozástól. A vezeték nélküli alközpont használatakor a hangminőség magas.
Virtuális alközpont
Az irodai virtuális alközpont a legújabb technológia terméke. Az internetszolgáltató szerverén található, nem igényel kiegészítő felszerelést és az irodában rendelkezésre álló hálózat alapján működik.
Ilyen berendezések használata esetén a kommunikációs költségek a lehető legkisebbre csökkennek. Szükség esetén ennek az alközpontnak a kapacitása kibővül nagyon gyorsan.
Ha az iroda megváltoztatta a helyét, akkor a rendelkezésre álló telefonszámok megváltoztatására nincs szükség. Az ilyen alközpontok telepítéséhez és csatlakoztatásához nem is szükséges szakemberek felhívása - az összes vezérlés az interneten keresztül történik.
PBX a GSM használatával
Az irodai mini PBX GSM-t arra tervezték, hogy telefonos kommunikációt szervezzen azokon a helyeken, ahol nincs lehetőség rendszeres vonalra, de van egy mobilszolgáltató jele.
A GSM-átjáró növeli a külső vonalak számát, miközben csökkenti a mobil kommunikáció irodai költségeit. Telepítése bármilyen épületben, városban vagy országban lehetséges, ahol elérhető lesz az IP-hálózat. Az ilyen berendezéseket használó irodák mini alközpontja lehetővé teszi a lehető legtöbb mobilhívást internetes vagy vállalati díjszabású telefonhívások kezdeményezésére, amikor azok alacsonyabbak a hívások normál költségénél.
Iroda alközpont telepítése
Az alközpont telepítése az irodába magában foglalja a tervezést és a konfigurálást. Figyelembe véve az ilyen berendezések csatlakoztatásával foglalkozó szakember véleményét, meg kell határoznia az Ön számára legmegfelelőbb lehetőségeket és a telefonközpont szükséges kapacitását.
A telepítés következő szakasza a felszerelés. Általában egy speciális szekrényben található. A külső és a belső portok csatlakoztatása után az összes kábelt keresztezik és megjelölik, és elvégzik a rendszer kezdeti tesztelésének folyamatát.
A következő lépés az alközpont programozása és konfigurálása. Ez a folyamat egy adott ügyfél számára tisztán egyéni, mivel mindegyikük kívánságai és igényei eltérnek.
Ha a vállalat irodái több épületben találhatók, akkor mindegyiknek létre kell hoznia saját alközpontját, amely digitális vagy analóg csomagtartó segítségével fog kommunikálni egymással. Általában egy rendszertelefont használnak, amelyet a titkárral telepítenek. A fennmaradó alkalmazottakat hagyományos eszközökkel kell ellátni. Ha szükségessé válik, hogy minden alkalmazottat telefonos rendszerrel látja el, akkor további alközpontokat kell vásárolni az alközpontokhoz, ami további költségeket von maga után.
