Akár akarod, akár nem, semmilyen tevékenység nem lehetséges segítség és segítség nélkül. Amikor kicsiben vagy nagyvállalatban dolgozik, minden bizonnyal kapcsolatba lép más szervezetek vezetõivel és alkalmazottaival, kollégáival vagy munkáltatóival, partnereivel és ügyfeleivel. Ugyanakkor üzleti és személyes levelezést folytat, gyakran e-mailen keresztül.
Természetesen a kérelem levelet csak akkor írják, ha erre jó ok van: információra, dokumentumokra, anyagi segítségre vagy bármilyen intézkedésre van szüksége. Ezért a szövegnek megfelelőnek kell lennie. Kötelessége, hogy világosan közölje a probléma lényegét és annak megoldását, egy kívánságot vagy követelményt. Elfogadhatatlan, hogy az ilyen levelekben érzelmeket dobja ki, ezeket visszatartani kell, még akkor is, ha a legközelebbi személy elolvassa, nem beszélve az üzleti levelezésről. Nevetséges, de a legtöbb tudósító, aki egyszerre nem tanulmányozta az etikett szabályait, elköveti ezt a hibát, és a következő szövegekbe írja: „Felháborító! Követelünk! Szigorúan! Ezért gyakran egy ilyen szuperemotional kérési levél nem érkezik meg a várt reakciót, hanem azt a személy, aki azt kapott, figyelmen kívül hagyja.
Annak elkerülése érdekében, hogy ez megtörténjen, az írás megkezdése előtt kérdezze fel a kulcskérdéseket: „Miért kell ezt tennie?”, „Milyen eredményt kell elérnie?” Ezt követően könnyebb lesz megfogalmazni a fő mondatot, például: „Kérem, hogy finanszírozzák a projektet …”, „Számítok a részvételre …” Egy kérési levél egyszerre több kérést vagy javaslatot tartalmazhat, majd a megfelelő szavakat, például: „ reméljük, hogy … ", " ehhez … ", " ugyanakkor segítséget kérünk … ".
Semmi esetre sem szabad figyelmen kívül hagyni az elemi udvariasság szabályait, ezért függetlenül attól, hogy ez személyes vagy üzleti levélről van-e szó, a kérést helyesen kell megfogalmazni. És nem számít, mennyire tetszik vagy nem tetszik a címzettje, ne feledje, hogy azt, amit tollal (a billentyűzeten) írsz, nem lehet fejszével levágni. Ezenkívül minden üzenetet nemcsak a címzett, hanem kollégái, rokonai, barátai is elolvashatnak. Miért kellene kínos helyzetbe hozni magad és mások?
A jó formában, valamint az üzleti levelezésben nagyon fontos, hogy képes legyen üdvözölni a beszélgetőt. Még akkor is, ha eladónként dolgozik az istállóban, elfogadhatatlan, hogy valakit a hostel ennek a fontos elemnek a nélkül hagyja, főleg, ha segítségre fordul valakinek. Ezért minden kérvény levélnek tömör és tiszteletteljes köszöntéssel kell kezdődnie, és jó és egy udvarias búcsú kívánságával kell befejeződnie, miután elolvasta azt, amelyet a címzett, még ha személyesen nem ismer téged, megérti, hogy nem hisztérikus emberrel, hanem egy olyan emberrel foglalkozik, aki önmagát uralja.
Képzeljük el röviden, hogyan néz ki szerkezetileg a megkeresési levél? Példa: köszöntés, a helyzet rövid leírása, a kérdés és a petíció lényege, a segítség reményének kifejezése, udvarias búcsú.
Életünkben mindennap cselekedeteivel és tetteivel önként vagy akaratlanul hírnevet teremt magadnak. Az általad írt levelek nagyon fontos elemei ebben az életben.
