A média a legbiztosabb és leggyorsabb módszer az információk terjesztésére. Az egyetlen kérdés az, hogy hogyan vonzhatjuk a mindenható képviselő újságírók figyelmét a hirdetett vállalkozás, termék vagy szolgáltatás felé. Különféle módok vannak, amelyek között a sajtóutazás jelensége gyakori. Ez az egyik leghatékonyabb trükk, amely jó eredményeket hoz.
Sajtókirándulás - fizetett szabadság újságírónak
Számos vállalkozás és társaság reklámozási célokra különféle eseményeket szervez a médiamunkások számára. A sajtótúra az újságírók számára szervezett kirándulás, amelynek során megismerkednek a produkció jellemzőivel. Egy ilyen esemény fontos eleme az információs esemény jelenléte, valami új és szokatlan, amely vonzza a média figyelmét.
Ki fizet mindezért?
Általában ezt az eseményt a szervező társaság teljes mértékben fizeti. A szerkesztőség néha megtéríti a költségek egy részét, például ha úgy gondolja, hogy az utazáson való részvétel hasznos információkat szolgáltat. Az újságírók sajtótájékoztatója jó alkalom arra, hogy kibővítse szakmai látókörét, új és érdekes információkat szerezzen, valamint pihenjen és informális környezetben szocializáljon, új ismerősöket hozzon létre.
Miért pénzt költeni és újságírókat fizetni nyaralni?
A sajtónak tartott tanulmányutak szervezésével a vállalkozások speciális feladatokat látnak el. A sajtótúra fő céljai között szerepel a következők:
- Reklámcég - a vállalkozás belső munkájának bemutatása a nagyközönség számára. Ez nemcsak a társaság előmozdítását teszi lehetővé, hanem növeli a potenciális fogyasztók bizalmát is.
- Innovációk bemutatása - új termék vagy fejlettebb technológiák jellemzőinek megismerése a nyilvánossággal.
- Válasz a médiában - a sajtóutazás végén a szervezők újságírói kiadványokra várnak, amelyekben az új termékről beszélnek, és az utazásról alkotott benyomásaikat ismertetik. Természetesen ezek az értékelések nem mindig pozitívak. Ezért a média sajtótájékoztatójának megszervezését óvatosan kell megközelíteni.
A promóció fajtái
A sajtótúra a következő típusokra osztható:
- Nyílt ajtók napjai - általában meglehetősen zárt vállalatok és vállalkozások szervezik. Ezeket egyaránt lehet végrehajtani bizonyos időközönként (például évente egyszerre), és specifikus innovációkhoz (új berendezések, személyzet, továbbfejlesztett technológiák) kapcsolódni. A nyitott ajtók napjai egy vagy több napig tartanak, mindez a szervezet méretétől és a látogatók számától függ. Szerkezetük alapvetően megegyezik: az első, hivatalos részben a vendégek ismertetik a vállalkozás jellemzőit. A második rész egy kirándulást tartalmaz, ahol a látogatók saját szemükkel láthatják a cég munkáját és különleges eredményeit.
- Helyszíni látogatás - az ilyen típusú sajtótájékoztatót közvetlenül az újságírók szervezik. Az új vállalkozások számára ez nagyszerű lehetőség arra, hogy a sajtóban kifejezzék magukat, és tájékoztassák a nyilvánosságot létezésükről.
- Az utazás az újságírók számára talán a legkellemesebb sajtóút. Nagyon gyakran a társaságok egynapos vagy hosszabb sétákat szerveznek vízen vagy szárazföldön. A nyugodt légkör és a pozitív érzelmek barátságos kapcsolatokat teremtenek a szervezők és a sajtó között, ami hozzájárul a pozitív áttekintésekhez.
Ki szervezi sajtótúrákat?
A sajtótájékoztató elsősorban egy reklámesemény. Nagyon fontos figyelembe venni az összes árnyalatokat és a legkisebb részleteket, mert egy kis felügyelet jelentősen alááshatja a szervezet hírnevét. Természetesen egyes vállalatok a sajtóutazás szervezését a munkavállalóikért hibáztatják. Mások szakembereket vesznek fel ezen a területen - a PR-szolgáltatók alkalmazottait. Feladatuk nemcsak sajtótúra kompetens szervezése, hanem az újságírók folyamatos kísérése is.
Hogyan lehet sikeres sajtókirándulást?
A sajtótúra szervezése munkaerő-igényes folyamat, amely alapos előkészítést igényel. Minden apró dolog fontos itt, mindent egyértelműen előre kell gondolni, még a leginkább váratlan helyzeteket is előre lehet látni. Meg kell teremteni olyan feltételeket, amelyekben az újságírók kényelmesen és szabadon érzik magukat, mert benyomásaiktól függ, hogy a társaság áttekintése jó vagy rossz lesz. Ezért a szervezők feladata nemcsak a vállalkozásról kellemes benyomás létrehozása, hanem a médiaszemélyzet igényeinek és vágyainak kielégítése is. Mindezt egy esemény tervezésekor figyelembe kell venni.
A sajtótúra szervezésének szakaszai
Ezek a következők:
- Konkrét feladatok meghatározása, amelyekkel a sajtótúra során foglalkozni kell.
- Válasszon egy adott sajtótípust.
- A hír helyes megfogalmazása.
- A sajtóközlemény megfelelő elkészítése - olyan anyag, amely a társasággal és annak tevékenységeivel kapcsolatos összes információt tartalmazza.
- Meghatározás az esemény helyszínével és annak kialakításával. Ha a sajtótájékoztatót a vállalkozáson tartják, akkor előre kell vigyáznia a felszerelések biztonságára és tisztaságára, valamint a különféle normák és szabályok betartására. A személyzetnek megfelelő munka formában kell lennie, fel kell készülnie az újságírók esetleges kérdéseire. Konferencia esetén a csarnokot fel kell szerelni mindazzal, amely a szervezők és a szerkesztõk közötti kommunikációhoz szükséges.
- Az újságírók befogadására alkalmas hely kiválasztása - a vendégeknek kellemes körülmények között kell maradniuk, ezért a szállodafoglalással külön figyelmet kell fordítania.
- A legkedvezőbb idő kiválasztása - a sajtóutazás tartása időzíthető úgy, hogy egybeesjen a legfontosabb kiadványok megjelenési dátumaival.
- Útvonal készítése - nem kell hosszúnak lennie, különben a vendégek fáradtak lesznek. Célszerű további szórakoztatást hozzáadni az érdeklődő újságírók számára. Minden szervezeti kérdést figyelembe kell venni. Ha értik, hogy a vendégek egymástól függetlenül mozognak, akkor a megállókat bizonyos táblákkal kell jelölni. Ha kirándulást szerveznek, akkor gondolkodjon a szállításról és a gyűjtés idejéről, valamint válasszon egy professzionális útmutatót.
- A meghívottak listájának elkészítése - minden vendég hivatalos meghívást kap, amelyet előre meg kell küldeni. Még ha a rendezvény mindenki számára elérhető is, a média dolgozóit külön kell értesíteni. Bizonyos okokból nem minden meghívott vehet részt a sajtótájékoztatón, de érdekelhet. Ebben az esetben az összes kapcsolódó dokumentumot levélben kell elküldenie.
- A szükséges anyagok elkészítése - sajtóutazási program kreatív megtervezése, különféle ismertetőfüzetek a társaság tevékenységéről, ideértve a sajtóközleményt stb.
- Képzett moderátor kiválasztása - feladata konferenciák lebonyolítása és a cég képviselete. Ő az, aki elmondja az újságíróknak az újításokról, amelyek információs alkalomként szolgáltak a sajtóutazáshoz.
- A tematikus emléktárgyak és az újságíróknak készített ajándékok elkészítése végül egyfajta kiegészítő bónusz, amely növeli a vendégek hangulatát és hűségét.
Néhány fontos szabály
A PR esemény során a vendégeknek kényelmesnek és gondtalannak kell lenniük. Úgy kell érezniük, hogy bármikor segítséget kapnak és megoldják az összes kérdést és problémát. Újságírók - a vendégek nagyon finomak, és különös figyelmet fordítanak a legkisebb apró dolgokra is. Ezért érdemes betartani számos egyszerű, de nagyon fontos szabályt:
- Ne takarítson meg ételeket, italokat, szállítást és szállodákat. A sajtótájékoztató újságíróknak szól, ezért tisztességes fogadtatást kell kapniuk.
- A szervezők elhelyezésének feltételei semmiképpen sem lehetnek jobbok, mint a vendégek - ezt azonnal észreveszik, és valószínűleg tükrözik az áttekintésekben.
- A legjobb, ha a sajtó és a cég képviselői a közelben helyezkednek el. Tehát több lehetőségük lesz informális, nyugodt légkörben kommunikálni, bizalmi kapcsolatokat építeni és további információkat szerezni.
- Ajánlott a vendégeket kis csoportokra osztani, ha túl sok. Mindegyikhez mellékelni kell egy kísérőt, aki segíteni fog tagjainak. Sokkal könnyebb lesz kapcsolatba lépni az újságírókkal.
Az elmélettől a gyakorlatig
Hogyan zajlik a sajtótúra a gyakorlatban? Pontosan hogyan valósul meg az esemény fő célja: a gyártóval kapcsolatos információk terjesztése a médiában? Ezek a kérdések egyértelműen láthatók a sajtóutazás egyik legfontosabb példájában.
