Az ülés jegyzőkönyve egy dokumentum, amely tükrözi az esemény összes fontos döntését. A helytelen megfogalmazás, mind értelme, mind kialakítása szempontjából, az ülés résztvevői vitathatják. Ezenkívül fennáll annak a veszélye, hogy helytelen vezetési döntéseket hoznak, ha a termelési találkozó jegyzőkönyve félrevezető információkat tartalmaz. A helyes elrendezés segít egy sor egyszerű ajánlásnak.
A dokumentum szövege általában két részből áll: bevezető és fő. Az ülés jegyzőkönyve (annak első fele) tartalmazza az esemény fő paramétereinek leírását: pozíció, teljes név résztvevők, elnök és titkár. Ha a jelenlévők egyike különleges státusszal rendelkezik (meghívott, szakértő, megfigyelő stb.), Akkor ezt a dokumentum is megjegyzi. Ha a találkozón sok ember vett részt, akkor a találkozó jegyzőkönyve külön adatlapon tartalmazhat rájuk vonatkozó adatokat, ami a dokumentum elválaszthatatlan alkalmazása. A bevezető szakasz egy napirenddel zárul, amely tartalmazza a kezelt kérdések listáját. Kívánatos, hogy fontossági sorrendbe állítsák őket, azonban a kérdéslistában a hely helyét más tényezők is befolyásolhatják. Például a napirend felépítése függhet annak egyes részeinek logikai kapcsolatától vagy a rendezvényen részt vevő személyek foglalkoztatásától. Maga a dokumentum a szervezet (annak egysége) levélpapírján kerül végrehajtásra, ezt fel kell tüntetni, amikor a találkozó megtörtént.
A fő részben lévő ülés jegyzőkönyvének meg kell egyeznie a bevezető jegyzőkönyvvel. Különösen annak napirendjével kell megegyeznie a napirendi pontokkal. Az egyes napirendi pontokra vonatkozó információkat rögzítő szöveg létrehozásának algoritmusa a következő: „meghallgatta”, „beszélt”, „döntött”. A protokoll ezen részének fő szabálya, hogy ne váljonfajta átiratmá.
Különösen a „meghallgatott” alpont írja le, ki volt a vitaindító a kérdésben, mit javasolt beszéde eredményeként. A felszólalók számára a résztvevők megjelölik azt is, ki mondta, amit javasolt. A határozat rögzíti az ülés résztvevőinek többségének végleges helyzetét. Ha szavazás útján fogadták el, akkor meg kell jelölni, hogy hány ember volt mellette, hány volt ellene, valamint a tartózkodások száma. A megvitatott kérdések fontosságától függően a teljes neveket fel lehet sorolni. emberek, akik ezt vagy azt az álláspontot képviselik.
Az ülés jegyzőkönyvét a titkár készíti, maga a dokumentumot az ügyvezető igazgató és az ülés elnöke írja alá. Összeállításának információforrása a kézzel írott vázlatok, hangrögzítővel készített jegyzetek, átiratok. Ha az ülés során azonosított kérdések megoldása olyan magas rangú tisztviselő engedélyét igényli, aki nem vett részt az ülésen, akkor további jóváhagyást lehet adni a vezető számára. Az aláírt és regisztrált jegyzőkönyvet egységes dokumentumként és kivonat formájában is el lehet küldeni a tisztviselők számára, amelyre a kérdések csak egy része vonatkozik.
