Az esemény azt jelenti, hogy egy csoport egy csoport részvételével megtervezett és tartott találkozót jelent: ünnep, üzleti találkozó, sportesemény, gyermekparti, reklámkampány stb. Mivel az eseményen leginkább nagy számú résztvevő vesz részt, rendkívül fontos, hogy vigyázzon a meghívottak biztonságára. hogy kényelmesek, senki sem unatkozik, nincs panasz a menükkel, a művészek előadásával, a találkozóhely kialakításával stb. A kellemetlen meglepetések elkerülése érdekében óvatosnak kell lennie De felkészülni.
A rendezvény előkészítése a tervezéssel kezdődik. Sokkal jobb aggódni az esemény előre megtervezésének kérdése miatt. Minél több idő van hátra egy jelentős dátumig, annál több lehetőség van a dolgok átgondolására, mérlegelésére, a hibák elkerülésére és a résztvevők negatív visszajelzéseire. A terveket az esemény sajátosságainak megfelelően készítik, de vannak általános ajánlások a tervezésre.
Mit tervezzen?
Először is a cél. Semmilyen rendezvényt nem tartanak ilyen módon. A vállalati vezetők bizonyos eredményeket akarnak elérni: a vállalati kultúra kialakulását, az áruk reklámozását a piacon, az üzleti platformok kibővítését, a munkavállalók összegyűjtését, az évforduló megünneplését (a társaság érdemeinek hivatalos elismerése) stb. A lényeg az, hogy a célnak konkrétnak, egyértelműen megfogalmazottnak és megvalósíthatónak kell lennie.. A céllal együtt meghatározzák a rendezvény típusát is (svédasztalos, piknik, ünnep a víziparkban stb.).
A tervezés következő szakasza a költségvetés. Bármennyire is próbálkozik a szervező, az összes kreatív ötletet nem lehet megvalósítani, ha a költségvetés ezt nem teszi lehetővé. Ezért a cselekvési terv elkészítésének eldöntése előtt el kell döntenie a pénzügyekről.
A következő tételeket veszik figyelembe:
- a vendégek száma és neme (a menü készítéséhez, italválasztáshoz szükséges);
- a rendezvény helyszíne;
- tervezés és műszaki felszerelés;
- szállítás (ha az esemény távol van);
- fotó- és videofelvétel;
- a házigazda meghívása, művészek;
- díjak és ajándékok;
- Az esemény médiában való megjelenése (ha szükséges).
kérdőívek
A fenti kérdések tisztázása után megkezdheti a kérdőívek összeállítását a meghívottak számára. Tehát könnyebb lesz figyelembe venni a vendégek kívánságait. A felmérés eredményei szerint szükség lehet a terv és a becslés kiigazítására. Körülbelül felsoroljuk a kérdéseket:
- Szeretne részt venni az eseményen?
- Ha nem tervezi részt venni az eseményen, akkor miért?
- Hogyan tudta meg az eseményt?
- Hogyan történt a regisztráció a rendezvényen való részvételre (nagyon egyszerű, egyszerű, minden probléma nélkül, kisebb nehézségekkel, bármilyen nehézséggel)?
- Van kívánsága a menüben?
- Ki fizet a rendezvényen való részvételért?
- Milyen témákkal, vitákkal foglalkozik?
- Van kérdése az eseményről, melyik?
- Van valami kérdése a rendezvény házigazdájának, melyek?
- Hogyan szeretne információkat kapni az eseményről (cím, e-mail, telefon)?
- Egyéb.
A kérdéseket az esemény típusától és tartalmától függően módosítják. A lényeg egy kérdőív elkészítése, hogy a szervező megkapja az összes érdeklődésre adott választ. Ez segít meghatározni, hogy miként kell elkészíteni egy cselekvési tervet, hogy elkerüljék mindenféle félreértést. Tehát a muszlim üzleti partnerek a bankett során nem érintik a sertéshúst (ami azt jelenti, hogy az étlapnak csirkéből, pulykaból készült ételeket kell tartalmaznia), és a vezető vállalati párt viccei némelyiknek nem viccesnek tűnhetnek. A felmérésnek természetesen névtelennek kell lennie.
Az információk összegyűjtése után a munkavállaló közvetlenül folytatja a terv elkészítését.
Esemény tervezése: példa
A tervlapot a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei. " Hagyományosan a terv felsorolja az esemény előkészítéséhez és lefolytatásához szükséges munkát, a határidőket és a felelősöket. A dokumentum elején fel kell tüntetni a jóváhagyásra szánt szervezet nevét és típusát, a dokumentum elkészítésének dátumát, számát és helyét, a jóváhagyási bélyegzőt. Külön kell elkészíteni a pénzügyi dokumentumokat, a jóváhagyási lapokat és a dokumentummal való megismerést. Diagram formájában a következőképpen néz ki:
|
Jóváhagyom --------------- --------------- (a társaság vezetője) ------------------------------------- (teljes név) (Aláírás) |
|||
|
Az előkészítés és a lebonyolítás cselekvési terve -------------------------------------------------- ---- (esemény neve) |
|||
|
Időpontok: helyszín: A rendezvény célja: |
|||
| szám | A munka típusai | időszak | felelős |
| 1. | A szervező bizottság felállítása | 2014/12/15 | Teljes név |
| 2. | Kulturális program készítése | 2014/12/15 | Teljes név |
| 3. | … | ||
A terv tartalmazhat „eredmények” és „megjegyzések” oszlopokat is.
A kidolgozott tervet megvitatják a társaság vezetésével, jóváhagyják és továbbítják az alkalmazottaknak. A felelős személyek aláírásaikat az ismertetőlapra helyezik, és megkapják a terv egy példányát. Ezt követően a kérdés: „Hogyan készítsünk cselekvési tervet?” zártnak tekintik.
Általános szabály, hogy rendezvényeket évente többször rendeznek, így az eseményvezetőnek vagy más szakembernek éves cselekvési tervet kell készítenie. Hogyan készítsünk egy cselekvési tervet az évre?
Éves terv
Az éves terv elkészítése előtt meg kell elemeznie a vállalat tevékenységét az elmúlt évben. Az elemző munka eredményei alapján összeállít egy jelentést, amelynek tartalma a következő 12 hónapra célokat tűz ki. Az új naptári év eseményei pontosan ezeknek a céloknak a megvalósítását célozzák.
Az eseményeket hónapok szerint tervezik. Hány rendezvényt kell lebonyolítani minden hónapban - a cég dönt. Minden a céloktól és a sürgető problémáktól függ. Egyszeri, időszakos és folyamatos tevékenységeket terveznek. Az egyszeri rendezvények magukban foglalják különösen berendezések vásárlását egy külföldi társaságtól. A jelenlegi rendezvényt egyszer is megtartják, de hosszabb ideig tart. Az időszakos eseményeket megismételjük egy meghatározott időközönként. Ez lehet személyzetfejlesztés (konferenciák, szemináriumok, webinarok), projektek fejlesztése és megvalósítása, vállalati rendezvények és egyebek. Minden eseménynek logikusan összhangban kell állnia egymással az esemény megvalósíthatóságáról, tárgyáról és ütemezéséről.
Éves terv képernyő
Az éves tervet általános munkaterv vagy ütemterv formájában állítják össze. Időnként mindkét lehetőség megfelelő (például, ha az előadók különböző szervezetekben dolgoznak). Nézzük részletesebben az ilyen típusú terveket.
Az általános éves tervben szerepel a sorszám, az esemény neve, a határidők, az eredmények, a vezetők és a jegyzet. Az „Eredmény” fejezet a szakemberek tevékenységének eredményét mutatja be: egy folyamat- vagy mechanizmusdiagramot, egy befejezett projektet, egy jelentést, egy dokumentumcsomagot stb.
| szám | Az esemény neve | találatok | időszak | művészek | jegyzetek | ||||
| kezdet | befejező | Kft | JSC | UAB | |||||
| 1. | Nemzetközi konferencia | Absztraktok gyűjteménye | 15.01 | 17.01 | Teljes név | Teljes név | Teljes név | Részt vesznek a speciális egyetemek hallgatói | |
| 2. | Új sajtfajta bemutatása | Jelentés egy új sajtfajta bemutatásáról | 16.02 | 17.02 | Teljes név | Teljes név | Teljes név | A vállalatok technológiai szakemberei vesznek részt | |
| 3. | … | ||||||||
Az ütemterv összeállításakor a tevékenységeket minden hónapban meg kell adni. A rendezvény neve és a hónap közötti kereszteződés átfestve van. A dokumentum valahogy így néz ki:
| szám | Az esemény neve | találatok | művészek | 2014 év | jegyzetek | ||
| január | február | március | |||||
| 1. | Nemzetközi konferencia | Absztraktok gyűjteménye |
Kft JSC UAB |
||||
| 1.1. | Hírlevél készítése | Tájékoztató levél | Irodai vezető | ||||
| 2. | Új sajtfajta bemutatása | Jelentés egy új sajtfajta bemutatásáról | |||||
| 2.1. | Prospektusok készítése | prospektusok | Marketing osztály | ||||
Az éves terv mellett kidolgozás alatt áll az intézkedések, a jelentési és az ellenőrzési formák, valamint a mellékletek indoklása. Az alkalmazások tartalmazzák:
- pénzügyi nyilvántartások;
- kommunikációs terv, egyéb eseménytámogatás;
- kockázatelemzés.
A fenti tervek felnőtteknek szólnak. De különféle rendezvényeket tartanak gyermekekkel. A srácok terveinek készítésének mintái nagyjából megegyeznek, de vannak bizonyos funkciók.
Hogyan készítsünk cselekvési tervet a gyermekek számára?
A fiatal polgárok számára rendezett esemény különbözik a felnőttek eseményétől, elsősorban az oktatást és (vagy) az egészségjavító orientációt illetően. Felelősek: kinevezett tanárok, pszichológusok, szórakoztatók, könyvtárosok, egészségügyi táborok tanácsadói és más gyermekekkel foglalkozó szakemberek. Az esemény sajátosságai a gyermekek életkorától és a feladatoktól függnek. Vegye figyelembe az óvodai, iskolai, könyvtári és rekreációs táborok rendezvénytervezésének jellemzőit.
óvodai
Az óvodai tevékenységek az éves terv részét képezik. Feltéve:
- matines (tematikus és ünnepnapok);
- sport ünnepek;
- egészségügyi napok és hetek (különféle tevékenységeket is tartalmaz);
- szülői találkozók stb.
Ezen tevékenységek mindegyikéhez terv vagy forgatókönyv készül, amelyet a menedzser jóváhagy és egyeztet a helyettesével. Adja meg az esemény nevét, célját, feladatait, az esemény időpontját és helyét, felszerelést, leltárt, az esemény menetét (a forgatókönyvben) és a felelősöket. Íme egy példa az Egészség Napja cselekvési terv kidolgozására:
|
Kijelentem: vezetője --------------- (teljes név) "____" ______________ 2014 |
|||
|
állapodtak meg: OIA vezetőhelyettes ------------------------------ (teljes név) "____" ______________ 2014 |
|||
| Egészségügyi Nap cselekvési terv (dátum) | |||
| Idő és hely | Esemény neve | A csoport | felelős |
|
8.00–8.30 Sportpálya |
Reggeli torna | Minden csoport | Csoportoktatók |
|
10.00 -10.30 Sportcsarnok |
Relé versenyek | Idősebb csoport | Testnevelő oktató, csoportoktató |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 uszoda |
Sport-szabadidő "Neptunusz jött hozzánk" | Középső csoport | Úszási oktató, nővér, csoportnevelő |
| A nap folyamán | Fotójelentés az egészségnapról | Minden csoport | Csoportok tanárai, segítő tanárok |
Az esemény sajátosságától függően jelezni lehet a várt eredményeket (a tanulók előfordulásának csökkentése, a gyermekek egészséges életmódjára vonatkozó ötletek kialakulása, a szülők pedagógiai kultúrájának emelkedése stb.).
Az óvodások számára rendezvény forgatókönyve játékok, mese alapú előadások, mágikus trükkök, látnivalók. Fontos, hogy az ünnep érdekes, szórakoztató, élénk és ami a legfontosabb - hasznos gyerekeknek.
iskola
A tanulói tevékenységeket a tanév és az ünnepek alatt tervezik. A cselekvési terveket az igazgató, az osztályfőnök, a testnevelés, a szervező tanár és a pszichológus állítja össze. A tanárok által kidolgozott terveket a tanár ellenőrzi és hagyja jóvá. Várják a rendezvény céljait és célkitűzéseit, várható eredményeket, kinevezik a felelősöket. A tervek készítésekor figyelembe veszik a gyermekek életkorát, érdekeit, problémáit az osztályban (tudományos teljesítmény, viselkedés, kapcsolat a csapatban stb.), Valamint az objektív tényezőket (évszak, település típusa, különösen a terep, éghajlat stb.), emlékezetes dátumok. Ennek megfelelően rendezvényeket rendeznek a „Lovagok és hercegnők”, „Ismerkedés a Zenei Színházzal”, „Nyári ünnep”, „A hazaért harcoltak” és más témákban. A lényeg az, hogy a gyermekeket érdekelje. Maguk a hallgatók is részt vesznek az esemény előkészítésében és tervezésében. Hogyan készíthetünk cselekvési tervet? A mintát a táblázat tartalmazza.
|
Jóváhagyom Igazgató száma --------------------------- (teljes név) |
||||
| Őszi vakáció oktatási terv | ||||
| szám | intézkedés | dátum | osztály | idő |
| 1. | Látogatás a Zenei Komédia Színházba | 2013/10/28 | 11 | 16:00 |
| 2. | Művelet egy könyv gyógyítása | 2013/10/29 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Gyerekkönyvtár
A könyvtári munkatársak gondoskodnak arról, hogy a gyerekek többet olvassanak és szeretnek könyveket. Ennek érdekében irodalmi estéket, vetélkedõket, aukciókat stb. Tartanak. Hogyan készítsünk cselekvési tervet a könyvtárban? Ezt a munkát több szakaszban hajtják végre. Kiválasztásra kerül az esemény témája, meghatározzák annak célját és életkori célzását. A résztvevők életkorától függően irodalmi művek kerülnek kiválasztásra, forgatókönyv készítésére.
A könyvtárosok ne felejtsék el a reklámozást: posztereket, szórólapokat, meghívókat készítenek. Fontos szempont a szemléltető anyag elkészítése. Maga az esemény rögzítésre, elemzésre és népszerűsítésre kerül a médiában. A tervlap valami ilyen lehet:
| szám | Esemény űrlap | Esemény neve | A közönség | Időpontok |
| 1. | parádé | Valentin-nap | Középiskolás diákok | 14.02 |
| 2. | Kérdés és válasz este | - Ki tud több mesét? | Óvodások és általános iskolások | 18.03 |
| 3. | … |
