Bármely elemző dokumentum olyan menedzsment kategóriájú eszköz, amely lehetővé teszi a helyes döntés meghozatalát. A dokumentum egy adott kutatási téma áttekintését mutatja be, következtetéseket vonva le az eredményről, feltüntetve azok végrehajtásának módszereit. Az információkat felveheti a korábbi tanulmányokról és megállapításokról szóló megjegyzés.
A dokumentum felépítése
A szabályozási aktusok szintjén a dokumentum felépítése nincs meghatározva, annak elkészítésére nincs szigorú követelmény. A papírmunkában kialakult egy bizonyos gyakorlat, a következő kötelező pontokat kell megkülönböztetni:
- dokumentum fejléce, címe;
- Kivonat;
- bevezetése;
- a leírt probléma lényege, azaz a dokumentum fő része;
- következtetések és következtetések;
- A kezdeményező aláírása és a dátum.
A dokumentum végén, a következtetések után, megtalálható a felhasznált irodalom, a jelentések, amelyekre a szerző támaszkodott a jegyzet írásakor, és az alkalmazások listája.
A dokumentum sapka és címe
A dokumentum e részét szigorúan az üzleti munkafolyamatban elfogadott szabványoknak megfelelően készítik el.
Példa az elemző jegyzetek írására:
Az LLC vezetője …
teljes név
(ki) ki
A szerkezeti egység vezetője …
teljes név
Analitikai megjegyzés
Ha az ilyen dokumentumok nyilvántartásba vételét a belső dokumentumáram biztosítja, akkor a feljegyzés dátumát és kimenő számát fel kell tüntetni.
Jegyzet vagy Előszó
A dokumentum e bekezdése röviden leírja a probléma lényegét. Ha a tudományos közösségről beszélünk, akkor meg lehet jelölni az adat elemzésében alkalmazott fő célt és módszereket. A feljegyzés e pontja leírhatja az adatforrásokat, azok felhasználásának indokát. Meg kell mutatni azt a stratégiai célt, amelynek elérése a dokumentum szerzőjét kutatás elvégzésére ösztönözte.
Fontolja meg az elemző jegyzetek írásának példáját.
Ha a dokumentum belső dokumentumkezelésre vonatkozik, akkor az előszó általában rövid lehet:
… a … számú raktár leltárának eredményeiről … dátum …
vagy
… a részleg által a jelenlegi negyedévre tervezett munka előrehaladásáról … név …
Ha a tudományos közösségben használt dokumentumokról vagy egy komoly probléma elemzéséről beszélünk, akkor az előszó így néz ki:
… Kivonat: Az elmúlt 3 hónapban az autók fogyasztói keresletének elemzése kategóriák és márkák szerint a boltban … a név …
A vizsgálatot klasszikus többváltozós elemzéssel végeztük. Az adatokat egy közös táblázatban foglalják össze, valamennyi tényező tízpontos skálán történő értékelésével. A kutatás eredményei szerint a vitathatatlan vezetőt a jármű nevével azonosították …
Példák elemző jegyzetek írására a vállalkozás értékesítési részlegéről:
… A cég … neve … 6 hónapig, az értékesítési osztály eredményeinek elemzése. Ennek eredményeként számos eltérést azonosítottak a tervezett mutatóktól a megjelenés lehetséges okaival.
|
Az elemzett elem |
a terv |
tény |
% eltérés |
ok |
|
Pénzbevételek az eladásokból, RUB |
||||
|
Raktárkészletek ……….. |
A dokumentum fő része
A feljegyzés ezen részében javasoljuk, hogy tartson be egy bizonyos struktúrát:
- Az elemzendő probléma leírása.
- Az elemzésben alkalmazott módszerek.
Ha ennek eredményeként a dokumentum nagy méretűnek bizonyul, akkor a tartalmat össze lehet állítani az oldalszámok és a dokumentum egy bizonyos részének megnevezésével.
A hangsúly elsősorban az elemzési technikákra vonatkozik, előzetes következtetésekkel. Ha bizonyos elméletek megjelentek a munka során, akkor ezeket kihangsúlyozzák a dokumentumban. A lényeg az, hogy a dokumentum fő részének felépítése logikai.
Fontoljuk meg az elemző jegyzetek írásának példáját, a probléma lényegének leírását.
Cégvezetés … Vegye fel a kapcsolatot a szervezetünkkel, mivel az elmúlt 2 évben az értékesítési osztályban folyamatosan csökkent a profit. A tárgyalások során kiderült, hogy az ügyfelek száma nem csökkent, éppen ellenkezőleg, az elmúlt 2 évben számuk 20% -kal nőtt. Ugyanakkor a bevétel 30% -kal csökkent. Az értékesítési részleg tevékenységének elemzése során a következő módszereket használták ……………..
Az utolsó rész, következtetések
Egy vállalkozás (példák találhatók ebben a cikkben) vagy egy tudós elemző megjegyzésénél a politika nem lehet következtetések nélkül. Ezenkívül egy valóban helyesen kidolgozott dokumentumnak tekintik azt, amely előrejelzést és ajánlásokat tartalmaz a további intézkedésekre vonatkozóan. E következtetések és ajánlások megfogalmazásának csak az elvégzett kutatásokon és az eredmények eredményeként kell alapulnia. Ebben az esetben a következtetéseket nem szabad megismételni, azaz az előzőekben ismertetettekkel, amelyeket a feljegyzés fő részében kifejtettek.
Az elemző megjegyzés (az alábbi példák) nem tartalmazhat ellentmondásokat, különösen a befejező részben, a következtetések és az elemzés közötti egyértelmű összefüggést nyomon kell követni a dokumentumban. Nincsenek olyan záró „beszédek”, amelyeket a fenti szöveg nem indokol, vagyis személyes következtetések nincsenek.
Vegyünk egy mintát az elemzési megjegyzéshez (példa).
… Az eladások által az elmúlt 2 évben megfigyelt veszteségek kiküszöbölése érdekében a következő intézkedéseket kell megtervezni:
|
Várható gazdasági hatás |
Milyen időpontban kell rendezvényeket tartani |
Művelet szükséges |
felelős |
Nem ajánlott következtetéseket levonni egynél több A4-es oldalra.
Aláírás és alkalmazások
A dokumentum végén a szerző helyét és teljes nevét (dekódolással) feltétlenül regisztrálni kell. Ha az elemzést több személy végezte el, akkor ezeket meg kell jelölni. A jegyzet és az aláírás megírásának dátumát rögzítik. Ha a dokumentum sokféle ember számára készült, vagy a vállalkozás másik szervezeti egységéhez továbbítják, akkor megadhatja a visszajelzés elérhetőségét.
Az analitikus megjegyzéseknek (példák, amelyeket áttekintettünk) lehet alkalmazásokat. Kiegészítő dokumentumok tartalmazhatnak grafikonokat és közbenső adatokat, a használt kifejezések listáját vagy a szerző által használt számítási képleteket. Megadhatja a referenciák listáját, amelyekből az információk képezték az elemzés alapját.
