Mindenki ismeri a protokoll szót. Az irodai dolgozók rendszeresen meghallják azt az ülések során, a rendőrök ezt hivatásos tevékenységeik során használják, az államfőket és a diplomatákat pedig kénytelenek betartani a rájuk írt szabályok. Mi az a protokoll? Az alábbiakban megtudjuk.
A protokoll fogalmának jelentése
Mint jelentős számú más kifejezést, ennek a szónak több jelentése van. Minden attól függ, hogy melyik tevékenységi területen működik a kívánt koncepció. Tehát megvizsgáljuk a leggyakoribb helyzeteket, amikor szokásos egy protokollról beszélni.
Ha az üzleti környezetről beszélünk, akkor a protokoll az eseményt leíró dokumentum (találkozó, értekezlet, igazgatótanács stb.).
A fentebb már említettük a rendõrségrõl, akik szintén gyakran készítenek hasonló dokumentumot. Ebben az esetben a bűncselekmény vagy a bűncselekmény tényét feltételezik.
Nemzetközi formában a jegyzőkönyv olyan szabálykészlet, amelyet be kell tartani a kormánytisztviselők és a diplomáciai tisztviselők hivatalos ülésein. Például van egy protokoll az államfők közötti találkozókról vagy az elnök látogatásáról.
Ebben a cikkben azonban az üzleti protokollok koncepciójára fogunk összpontosítani.
Találkozó jegyzőkönyve
Az üzleti találkozók az üzleti környezetben zajló folyamatok szerves részét képezik. Hivatalosan haladhatnak át, figyelembe véve a kitűzött időt, és csak az irodaépületben. Az informális üzleti dátumok szintén nagyon népszerűek. A második esetben megteheti anélkül, hogy a beszélgetést protokollal megerősítené. Ha az ülés hivatalos, akkor írásban kell lennie, az összes szabálynak megfelelően.
A jegyzőkönyvet titkár vagy más ilyen felhatalmazással rendelkező személy vezeti. Annak érdekében, hogy lépést tudjon tartani a beszélgetéssel, próbáljon ki egy hozzávetőleges listát találni azokról a kérdésekről, amelyeket az ülésen megvitatnak. A diktafon jelenléte nem lesz felesleges, hogy ne hagyja ki a részleteket, mivel a protokoll egy üzleti esemény nagyon részletes leírása.
A jelenlévők és a távollévők nevét fel kell jegyezni. Magadnak jegyzeteket készíthet mindenki számára, aki a találkozóra meglátogatta, hogy bizonyos szavak szerzője hibátlanul jelezhető legyen.
Minden ülés elején meghatározzák a kérdések megvitatásának sorrendjét, feltétlenül írják le szó szerint.
Ha az ülés szavazott, akkor jelezze annak eredményét (hány ember szavazott mellette és hány szavazott ellen). Abban az esetben, ha kevés ember jelen volt a találkozón, akkor lehetősége van arra is, hogy rögzítse a szavazók nevét és vezetéknevét.
Ne késleltesse a protokoll végrehajtását egy hosszú dobozban, mert ebben az időben elfelejtheti a találkozó részleteit.
Tárgyalási protokoll
A tárgyalások abban különböznek a rendes üzleti találkozóktól, hogy általában egy vagy néhány olyan kérdést tárgyalnak, amelyek mindkét fél számára nagy szerepet játszanak. Ebben az esetben a protokoll lehetőséget ad a beszélgetés minden árnyalata és a felek követelményeinek rögzítésére. A nem mindig figyelembe vett kérdést az első tárgyalások után azonnal megoldják, így az igazgatóknak vagy más alkalmazottaknak időre és teljes információra van szükségük a találkozóról.
A tárgyalások jegyzőkönyve ugyanazon az elven készül, mint bármely üzleti dokumentum.
Meg kell adni a leírt esemény dátumát, a dokumentum számát és a név teljes verzióját. Az alábbiakban bemutatunk egy bevezetőt, amely feltétlenül feltünteti a résztvevők listáját és a megvitatás fő kérdéseit.
A legtöbb részben az információ általában három részre oszlik: „Meghallgatta”, „Beszélt”, „Döntött”. A protokoll teljes verziójában az összes felszólaló szavak szó szerint idézve vannak, és bizonyos esetekben a protokoll kivonatát is lemásolják, és annak egy részét is lemásolják.
